Se você usa os Google Apps no trabalho, vale a pena dedicar algum tempo garimpando acessórios no Apps Marketplace, muitos deles gratuitos.
Quando a Google lançou seu Apps Marketplace, em março, ela convocou os desenvolvedores a criar software corporativo para uso na nuvem que completasse o acervo já oferecido pelos Google Apps.
Os apps do Marketplace podem acessar os dados de seus apps existentes. Dessa forma, você pode usar sua lista de contatos de e-mail, por exemplo, ou suas planilhas.
O começo foi um tanto lento, mas hoje o Marketplace parece saudável e merece, sim, uma visita. Alguns aplicativos, como os cinco da lista abaixo, são gratuitos, e podem aumentar em muito a eficiência de empresas pequenas e médias.
Para usar esses apps, você vai precisar de seu próprio domínio Google Apps. Eles não podem ser utilizados com as contas padrão da Google (aqueles com um endereço gratuito de Gmail), mas funcionam bem com a versão gratuita de 50 usuários dos Google Apps.
Algumas vezes um pouco de configuração é necessária. Mas, uma vez instalado, você pode acessar os apps a partir do menu More, no canto superior esquerdo de qualquer página dos Google Apps.
Desenvolvido especialmente para o seleto grupo de contadores sênior, o aplicativo permite confrontar entrada e saída de dinheiro das contas, criar faturas (para enviar por e-mail) e controlar a folha de pagamentos. Como não tem opções de configuração descomplicadas, o Rhino é sugerido para contadores com alguns anos de experiência; novatos se perdem ao tentar usar de maneira otimizada a solução.
É possível integrar aos Google Apps. Mas, por enquanto, quem quiser usar terá de criar entradas para cada empresa de maneira independente. A vantagem consiste no fato de cada empresa ter de ser adicionada uma única vez.
O aplicativo, assim como o suporte, é gratuito.
O sucesso de uma empresa pode ser mensurado pelo volume de informações que compartilha com seus funcionários. Um jeito de fazer isso é partilhar websites úteis ao negócio da organização. URLs de conteúdo interessante podem ser partilhadas com contatos do Google Apps, por meio do Appogee Bookmarks. Ele adiciona um painel à interface de seu iGoogle ou à lista de mensagens em sua caixa de entrada. Qualquer usuário pode adicionar mais links à lista. A lista é visível a todos os usuários pertencentes ao seu domínio.
Depois de habilitado o serviço, você deve liberar uma função pertencente ao Google Labs que permitirá adicionar gadgets de acordo com sua URL. Isso é feito através do item de configurações em sua caixa de entrada. Em seguida, acione o item Labs e marque a caixa correspondente a “Add Any Gadget buy URL”. Salve as alterações e volte ao menu de configurações acionando a lista de gadgets. No campo URL, você insere o domínio de seu grupo, assim: http://appogeebookmarks.appspot.com/gadget?hd=seudomínio.com.
Clique no botão Adicionar e retorne para sua caixa de entrada. Nela você deve se deparar com o aplicativo de favoritos. Marque a caixa correspondente ao domínio que deseja partilhar com seu usuários. Se não fizer isso, ele permanacerá como um link privado, visível somente para você.
Acompanhar a agenda de colegas em deslocamento pode ser um pesadelo. Apesar do Calendar permitir que se partilhe informações sobre reuniões, muitos detalhes acabam sendo passados via e-mails do tipo “leia já”.
O Triplt Travel Organizer vem para dar conta desse ingrato e confuso afazer. Ele permite a integração entre o Google Apps e o site. O serviço não acompanha apenas as reservas de vôos e de hotel. Ele compõe todas as informações em uma espécie de rede social integrada ao serviço de e-mails para facilitar a partilha das informações.
Uma vez instalado, o aplicativo varre o conteúdo de sua caixa de entrada em busca por confirmações de passagens e de reservas iguais as emitidas por companhias comuns. De posse dessas informações, o Triplt monta um plano de viagem em seu site. Completo, com agenda de reuniões e tudo mais. Essas informações são integradas ao Calendar de sua companhia.
Uma vez instalado, o aplicativo solicita que seja criada a conta de um determinado grupo no site do Triplt. Qualquer participante da rede que instalar o aplicativo será adicionado automaticamente. Isso permite aos participantes, monitorar o andamento da viagem e dos compromissos. O recurso possui ainda uma ferramenta para localizar geograficamente o usuário.
4. RapidTASK
Todo gerente de negócios precisa, vez por outra, abraçar a gestão de um projeto. Dadas as dificuldades em aprender de forma satisfatória como trabalhar com aplicativos do tipo MS Project, o RapidTASK facilita a vida ao compor uma rotina de gestão de projetos baseada em uma lista de afazeres. Você deve presumir, corretamente, que o RapidTASK permite partilhar a relação de tarefas entre os participantes do Google Apps. Caso precise, pode também atribuir determinadas tarefas a outros participantes da rede.
Depois de instalado, o usuário deve configurar a integração entre o RapidTASK e o Google Apps Calendar, para adicionar os deadlines de tarefas cumpridas. Se quiser, pode configurar o aplicativo para enviar e-mails de forma automática aos colegas assim que lhes forem atribuídas tarefas. Basta configurar.
Para usufruir de maneira completa do RapidTASK, todos os participantes devem ter o aplicativo instalado e configurado de maneira apropriada.
Desenvolvido para atender todos aqueles que trabalham com reuniões pré-agendadas, o YouCanBook.Me integra o Calendar do Google Apps a um site de nome igual ao do aplicativo. Assim que algum contato seu desejar, poderá marcar uma reunião com você. Quando isso ocorrer, uma mensagem será encaminhada para sua caixa de entrada, avisando detalhadamente sobre a proposta de reunião.
O aplicativo pode, se você assim desejar, enviar lembretes aos contatos envolvidos no evento agendado. Esses recados são enviados via SMS ou e-mail.
É um recurso muito fácil de ser usado por você e seus contatos. Vale ressaltar que você deve avaliar muitíssimo bem para quem vai passar o link e os direitos de marcar compromissos em sua agenda.
Como a interface usada para marcar compromissos no Calendar é um tanto rudimentar, uma boa opção consiste em personalizá-la clicando no link exibido nas páginas do Google Apps.
(Keir Thomas)
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